Let’s work smart – Collaboration-Tools und Enterprise 2.0

Die Veränderungen durch die immer stärker zunehmende Digitalisierung erfordern neue Arbeitsformen und Kooperationsmodelle. Know-How und Ressourcen müssen künftig zeitnah und unkompliziert in bestehende Abläufe eingebunden werden. Für die Zusammenarbeit mit Freelancern oder dedizierten Communities gibt es sogenannte Collaboration-Tools. Was sich dahinter verbirgt und welche Lösungen es heute gibt, wollen wir im heutigen Blog ein bisschen näher beleuchten.

 

Enterprise 2.0 – unabhängig von Zeit, Raum und Organisation

Je länger geht es bei der täglichen Team­ar­beit im Bü­ro­all­tag ne­ben ab­tei­lungs­spe­zi­fi­schen An­for­de­run­gen um temporäre Zusammenarbeitsmodelle. Im digitalen und globalen Alltag ergeben sich in Projekten und dem Ma­nage­ment dieser, ganz neue Anforderungen. Zünftig wird es immer häufiger vorkommen, dass Kunden Leistungen nachfragen, für die im eigenen Unternehmen kein Know-How vorhanden ist. Daher kann es durchaus sinnvoll sein, häufiger auf Freelancer und sogenannte digitale Nomaden zurück zu greifen. Auch daraus ergeben sich neue Fragestellungen. Je mehr Mit­ar­bei­ten­de oder je verschiedene Parteien aber an dem­sel­ben Pro­jekt ar­bei­ten, des­to wich­ti­ger wird die Kom­mu­ni­ka­ti­on und Ko­or­di­na­ti­on un­ter­ein­an­der. Nur wenn je­des Team­mit­glied Zu­griff auf die not­wen­di­gen Mit­tel und die ent­spre­chen­den In­for­ma­tio­nen hat so­wie re­le­van­te Ver­än­de­run­gen im Ar­beits­pro­zess zeitnah er­fährt, las­sen sich best­mög­li­che Er­geb­nis­se er­zie­len. Col­la­bo­ra­ti­on-Tools können dabei den Arbeitsalltag wesentlich erleichtern. Col­la­bo­ra­ti­on-Tools sind mo­der­ne Soft­ware-Lö­sun­gen, wel­che die Ar­beit pro­duk­ti­ver ge­stal­ten und ein orts­un­ab­hän­gi­ges Ar­bei­ten einfach er­mög­li­chen.

 

Wo machen Collaboration-Tools Sinn und was können sie?

Es gibt eine Vielzahl an Collaboration-Tools, welche teilweise auch grosse Versprechen machen. Obwohl sie in vielen Fragestellungen gute Antworten liefern können, sind sie nicht für alle Fragestellungen gleich geeignet. Bei folgenden Prozessen gibt es aber eine Vielzahl guter Lösungen – teilweise sogar kostenlos:

 

Gemeinsame Ablagen und Information-Sharing

Zweifelsfrei ist der zen­tra­le Zu­griff auf pro­jekt­re­le­van­te Do­ku­men­te, Ta­bel­len, Bil­der, Vi­de­os und an­de­ren Da­ten eine der wich­ti­gsten Funk­ti­on von Col­la­bo­ra­ti­on-Tools.

 

Echtzeit-Kommunikation

Hier gibt es eine gan­ze Rei­he von krea­ti­ven An­sät­zen wie Mit­ar­bei­ten­de in Echt­zeit kom­mu­ni­zie­ren kön­nen. In­di­vi­du­el­le Pro­jekt­boards eig­nen sich dazu, Auf­ga­ben zu ver­tei­len und Fort­schrit­te mit­zu­tei­len. Die Kom­men­tar­funk­ti­on er­laubt eine schnel­les Feed­back. Bei den meisten Lösungen las­sen sich be­währ­te Kom­mu­ni­ka­ti­ons­for­men wie Telefonkonferenzen, In­stant-Mes­sa­ging und E-Mail in­te­grie­ren.

 

Kreativprozesse

Bei Kreativprozessen und gemeinsamer Ideenfindung können Collaboration-Tools nachhaltig un­ter­stüt­zen. In den Brain­stor­ming Pro­zess z.B. las­sen sich an­de­re Ab­tei­lun­gen, wichtige Partner oder sogar (potentielle) Kunden in­te­grie­ren. So können In­puts neu­en Per­spek­ti­ve kosteneffizient und sehr zeitnah eingeholt werden. Ein wei­te­rer Vor­teil be­steht dar­in, dass der Pro­zess auch an­ony­m und zeitunabhängig statt­fin­det. Physische Treffen erfordern stets viel Planung, brauchen Vorlaufzeit und hemmen teilweise ehrliche Aussagen.

 

Vernetzung und Zugriff

Heute lassen sich in viele Lösungen Lieferanten, Kunden und Auf­trag­ge­ber mit in den Pro­zess in­te­grie­ren. Ge­ra­de in der Krea­tiv­bran­che zeigt dies dem Kun­den wie Ideen ent­stan­den sind und, dass diese aufgrund breiter Abstützung eine gewisse Relevanz haben. Zudem können Pro­zesse schlan­ker gehalten werden, was letzt­end­lich dem Kun­den Kos­ten ­spart.

 

Projektmanagement

Col­la­bo­ra­ti­ons-Tools ge­ben so­wohl dem Pro­jekt­lei­ter als auch den Team­mit­glie­der ei­nen Über­blick, wel­chen Fort­schritt das Pro­jekt ge­ra­de macht und ob es Ver­zö­ge­run­gen gibt. Auch las­sen sich so Res­sour­cen op­ti­mal auf­tei­len und or­ga­ni­sie­ren. Ge­mein­sa­me Ka­len­der hel­fen, Ter­mi­ne zu hal­ten.

 

Vom Finden der „Eierlegenden Woll-Milch-Sau“

Für Fir­men ge­stal­tet sich die Su­che nach ei­nem ge­eig­ne­ten Col­la­bo­ra­ti­on-Tool oft schwie­rig, da es ei­ni­ges zu be­ach­ten gibt. Die Un­ter­schie­de im Funk­ti­ons­um­fang und den Kos­ten sind oft er­heb­lich. Nicht alle Tools las­sen sich tech­nisch in­te­grie­ren, da es kei­ne Schnitt­stel­len zu vor­han­de­nen Pro­duk­ten gibt oder wo­mög­lich die ge­wünsch­ten Da­tei­for­ma­te nicht un­ter­stützt wer­den. Es gibt Lö­sun­gen die selbst ge­hos­tet wer­den kön­nen und be­son­ders si­cher sind. An­de­re Lö­sun­gen in der Cloud sind wie­der­um be­son­ders fle­xi­bel und von über­all er­reich­bar.

Der bes­te An­satz für die Su­che ist sich vor­her dar­über klar zu wer­den, was man von dem Tool er­war­tet in Punk­to Funk­ti­ons­um­fang und Si­cher­heit, und wel­che vor­han­de­nen Sys­tem in das Tool mit ein­ge­bun­den wer­den sol­len.

In der Regel muss aber auf ein Tool-Kit – bestehend aus verschiedenen Lösungen – zurückgegriffen werden.

 

Einige kostenlose Tools kurz vorgestellt

• Trello: In der web-optimierten Anwendung ist es möglich, auf sogenannten Boards gemeinsam mit anderen Mitgliedern Listen zu erstellen. Sie können beliebig bearbeitet werden und mit Checklisten, Anhängen und einem festgelegten Termin versehen werden. Zudem ist Trello mit eMail-Funktionalität ausgestattet – so können Veränderungen im Backlog automatisiert an die festgelegten Stakeholder kommuniziert werden. https://trello.com/
• Slack ist ein web­ba­sier­ter In­stant-Mes­sa­ging-Dienst und er­laubt den Aus­tausch von Nach­rich­ten, mit Ein­zel­per­so­nen oder in ei­ner Grup­pe zu chatten so­wie ge­mein­sam Do­ku­men­te zu be­ar­bei­ten. An­de­re On­line-Diens­te wie Dropbox, Google Drive oder GitHub las­sen sich in Slack in­te­grie­ren. https://slack.com/intl/de
• HipChat ist eine Software der bri­ti­schen Soft­ware­fir­ma Atlassian für Chats bzw. Instant Messaging für Un­ter­neh­men, die im Büro und auch mo­bil ge­nutzt wer­den kann. Zu den Funk­tio­nen ge­hö­ren bei­spiels­wei­se si­cher ver­schlüs­sel­te Grup­pen­chats, Videochats oder auch Bild­schirm­über­tra­gun­gen. Sie rich­tet sich an alle Un­ter­neh­men, un­ab­hän­gig von ih­rer Bran­che. Eine Be­son­der­heit ist, dass sich die Soft­ware Hip­Chat­Ser­ver auf dem ei­ge­nen Un­ter­neh­mens­ser­ver hos­ten lässt und so­mit sehr si­cher ist. https://www.stride.com/
• Yammer ist ein so­zia­les Netz­werk mit dem sich in­ter­ne und ex­ter­ne Netz­wer­ke ein­rich­ten las­sen. Das Tei­len und die Be­ar­bei­tung von Do­ku­men­ten, der Aus­tausch von Wis­sen so­wie die un­ter­neh­mens­in­ter­ne und -über­grei­fen­de Zu­sam­men­ar­beit steht im Vor­der­grund. Der Dienst wur­de im Juli 2012 von Mi­cro­soft über­nom­men und Teil der Of­fice 365 En­t­er­pri­se wer­den.

 

Zusammenfassend

In der Regel lässt sich kein Tool finden, welches alle Bedürfnisse rund um „Smart Work“ abdeckt. Internet-Recherchen ergeben aber sehr schnell Lösungen, die oftmals kostenlos eingesetzt werden können.

Neben dem temporären Einbinden von zusätzlichem Know-How und Ressourcen bietet die Einführung von Collaboration-Tools noch weitere Vorteile: Gerade bezüglich der für die Digitalisierung genötigte Veränderungskultur kann man mit der Einführung Mitarbeitende auf anstehende Veränderungen sensibilisieren. Meist mit sehr kleinem Aufwand können auch einfachere Informationsstrukturen und Ablagesysteme erreichen werden. Zudem gilt: wenn die Mitarbeitenden durch Smart Work selber eine aktive Rolle in der Digitaliserung des Unternehmens wahrnehmen, werden sie schneller lernen, wie auch Kundenbeziehungen digitalisiert werden können.

 

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